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Manual Interno de Políticas y Procedimientos

DOCUMENTO INTERNO DE POLÍTICAS DE SEGURIDAD TDP

CONTENIDO

 

1.  BASE LEGAL Y ÁMBITO DE APLICACIÓN1.  BASE LEGAL Y ÁMBITO DE APLICACIÓN

2.  DEFINICIONES

3.  AUTORIZACIÓN DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO

4.  RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

5.  TRATAMIENTO Y FINALIDADES DE LAS BASES DE DATOS

6.  DERECHOS DE LOS TITULARES

7.  ATENCIÓN A LOS TITULARES DE DATOS

8.  PROCEDIMIENTOS PARA EJERCER LOS DERECHOS DEL TITULAR

     8.1.      DERECHO DE ACCESO O CONSULTA

     8.2.      DERECHOS DE QUEJAS Y RECLAMOS

9.  MEDIDAS DE SEGURIDAD

10. TRANSFERENCIA DE DATOS A TERCEROS PAÍSES

11. VIGENCIA

1.  BASE LEGAL Y ÁMBITO DE APLICACIÓN

La política de tratamiento de la Información se desarrolla en cumplimiento de los artículos 15 y 20 de la Constitución Política; de los artículos 17 literal k) y 18 literal f) de la Ley Estatutaria 1581 de 2.012, por la cual se dictan disposiciones generales para la Protección de Datos Personales (LEPD); y del artículo 13 del Decreto 1377 de 2.013, por el cual se reglamenta parcialmente la Ley anterior.

Esta política será aplicable a todos los datos personales registrados en bases de datos que sean objeto de tratamiento por el responsable del tratamiento.

2.  DEFINICIONES

Establecidas en el artículo 3 de la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y el artículo 3 del Decreto 1377 de 2013.

3.  AUTORIZACIÓN DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO

De acuerdo al artículo 9 de la LEPD, para el tratamiento de datos personales se requiere la autorización previa e informada del Titular. Mediante la aceptación de la presente política, todo Titular que facilite información relativa a sus datos personales está consintiendo el tratamiento de sus datos por parte de DIPLOMAT EMBAJADA en los términos y condiciones recogidos en la misma.

No será necesaria la autorización del Titular cuando se trate de:

4.  RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

El responsable del tratamiento de las bases de datos objeto de esta política es:

DIPLOMAT EMBAJADA, cuyos datos de contacto son los siguientes:

Dirección: Av. La Esperanza 51 40, HOTEL TRYP EMBAJADA –  BOGOTÁ D.C.

Correo electrónico:protecciondedatos@hoteltrypembajada.com

5.  TRATAMIENTO Y FINALIDADES DE LAS BASES DE DATOS

DIPLOMAT EMBAJADA, en el desarrollo de su actividad empresarial, lleva a cabo el tratamiento de datos personales relativos a personas naturales que están contenidos y son tratados en bases de datos destinadas a finalidades legítimas, cumpliendo con la Constitución y la Ley.

6.  DERECHOS DE LOS TITULARES

De acuerdo con el artículo 8 de la LEPD y a los artículos 21 y 22 del Decreto 1377 de 2.013, los Titulares de los datos pueden ejercer una serie de derechos en relación al tratamiento de sus datos personales. Estos derechos podrán ejercerse por las siguientes personas.

  1. Por el Titular, quién deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición el
  2. Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal
  3. Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o
  4. Por estipulación a favor de otro y para

Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos.

Los derechos del Titular son los siguientes:

7.   ATENCIÓN A LOS TITULARES DE DATOS

El Oficial de Protección de Datos de DIPLOMAT EMBAJADA será el encargado de la atención de peticiones, consultas y reclamos ante el cual el Titular de los datos puede ejercer sus derechos a través del correo electrónico: protecciondedatos@hoteltrypembajada.com

8.   PROCEDIMIENTOS PARA EJERCER LOS DERECHOS DEL TITULAR

8.1 Derecho de Acceso o Consulta

Según el artículo 21 del Decreto 1377 de 2.013, el Titular podrá consultar de forma gratuita sus datos personales en dos casos:

  1. Al menos una vez cada mes
  2. Cada vez que existan modificaciones sustanciales de las políticas de tratamiento de la información que motiven nuevas

Para consultas cuya periodicidad sea mayor a una por cada mes calendario, DIPLOMAT EMBAJADA solamente podrá cobrar al Titular los gastos de envío, reproducción y, en su caso, certificación de documentos. Los costos de reproducción no podrán ser mayores a los costos de recuperación del material correspondiente. Para tal efecto, el responsable deberá demostrar a la Superintendencia de Industria y Comercio, cuando ésta así lo requiera, el soporte de dichos gastos.

El Titular de los datos puede ejercitar el derecho de acceso o consulta de sus datos mediante un escrito dirigido a DIPLOMAT EMBAJADA enviado, mediante correo electrónico a:  protecciondedatos@hoteltrypembajada.com indicando en el Asunto “Ejercicio del derecho de acceso o consulta”, o a través de correo postal remitido a Av. La Esperanza 51 40, HOTEL TRYP EMBAJADA – BOGOTÁ D.C.

La solicitud deberá contener los siguientes datos:

El Titular podrá elegir una de las siguientes formas de consulta de la base de datos para recibir la información solicitada:

Una vez recibida la solicitud, DIPLOMAT EMBAJADA resolverá la petición de consulta en un plazo máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Estos plazos están fijados en el artículo 14 de la LEPD.

Una vez agotado el trámite de consulta, el Titular o causahabiente podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio.

8.2 Derechos de Quejas y Reclamos

El Titular de los datos puede ejercitar los derechos de reclamo sobre sus datos mediante un escrito dirigido a DIPLOMAT EMBAJADA. Enviado, mediante correo electrónico protecciondedatos@hoteltrypembajada.com indicando en el Asunto “Ejercicio del derecho de acceso o consulta”, o a través de correo postal remitido a Av. La Esperanza 51 40, HOTEL TRYP EMBAJADA BOGOTÁ D.C., BOGOTÁ. La solicitud deberá contener los siguientes datos:

Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

DIPLOMAT EMBAJADA resolverá la petición de consulta en un plazo máximo de quince (15) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender al reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Una vez agotado el trámite de reclamo, el Titular o causahabiente podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio.

9. MEDIDAS DE SEGURIDAD

DIPLOMAT EMBAJADA, con el fin de cumplir con el principio de seguridad consagrado en el  artículo 4 literal g) de la LEPD, ha implementado medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para garantizar la seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Por otra parte, DIPLOMAT EMBAJADA, mediante la suscripción de los correspondientes contratos de transmisión, ha requerido a los encargados del tratamiento con los que trabaje la implementación de las medidas de seguridad necesarias para garantizar la seguridad y confidencialidad de la información en el tratamiento de los datos personales.

A continuación se exponen las medidas de seguridad implantadas por DIPLOMAT EMBAJADA, que están recogidas y desarrolladas en su Manual Interno de Seguridad Para el Tratamiento de datos Personales (I, II, III, IV).

TABLA I: Medidas de seguridad comunes para todo tipo de datos

(Públicos, semiprivados, privados, sensibles) y bases de datos (automatizadas, no automatizadas)

 

TABLA II: Medidas de seguridad comunes para todo tipo de datos

(Públicos, semiprivados, privados, sensibles) según el tipo de bases de datos

 

 TABLA III: Medidas de seguridad para datos privados según el tipo de bases de datos

 

TABLA IV: Medidas de seguridad para datos sensibles según el tipo de bases de datos

 

 10. TRANSFERENCIA DE DATOS A TERCEROS PAÍSES

De acuerdo con el Título VIII de la LEPD, se prohíbe la transferencia de datos personales a países que no proporcionen niveles adecuados de protección de datos. Se entiende que un país ofrece un nivel adecuado de protección de datos cuando cumpla con los estándares fijados por la Superintendencia de Industria y Comercio sobre la materia, los cuales en ningún caso podrán ser inferiores a los que la presente ley exige a sus destinatarios. Esta prohibición no regirá cuando se trate de:

En los casos no contemplados como excepción, corresponderá a la Superintendencia de Industria y Comercio proferir la declaración de conformidad relativa a la transferencia internacional de datos personales. El Superintendente está facultado para requerir información y adelantar las diligencias tendentes a establecer el cumplimiento de los presupuestos que requiere la viabilidad de la operación.

Las transmisiones internacionales de datos personales que se efectúen entre un responsable y un encargado para permitir que el encargado realice el tratamiento por cuenta del responsable, no requerirán ser informadas al Titular ni contar con su consentimiento, siempre que exista un contrato de transmisión de datos personales.

11.  VIGENCIA

 Las bases de datos responsabilidad de DIPLOMAT EMBAJADA, serán objeto de tratamiento durante el tiempo que sea razonable y necesario para la finalidad para la cual son recabados los datos. Una vez cumplida la finalidad o finalidades del tratamiento, y sin perjuicio de normas legales que dispongan lo contrario. DIPLOMAT EMBAJADA, procederá a la supresión de los datos personales en su posesión salvo que exista una obligación legal o contractual que requiera su conservación. Por todo ello, dicha base de datos ha sido creada sin un periodo de vigencia definido.

La presente política de tratamiento permanece vigente desde 2016-11-01

 Documento Base Elaborado por: Protecdata Colombia

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